Salah satu solusi yang dibahas adalah penerapan sistem yang lebih terstruktur dan otomatis dalam pengelolaan data TS. Penggunaan teknologi, seperti implementasi barcode saat wisuda, diusulkan untuk mempermudah pendataan alumni. Dengan sistem ini, mahasiswa yang baru saja diwisuda dapat langsung mengisi data yang diperlukan melalui platform digital. Selain itu, diperlukan sinergi yang lebih erat antara fakultas, program studi, dan Pusat Karier agar data yang dikumpulkan lebih akurat dan komprehensif.

Pak Umar, salah satu narasumber dalam workshop ini, menekankan pentingnya dukungan dari Wakil Dekan II dalam hal penganggaran untuk meningkatkan efektivitas TS. Diskusi ini merupakan lanjutan dari pertemuan yang telah dilakukan pada September 2023. Dalam diskusi sebelumnya dengan para Wakil Dekan dan Wakil Rektor, direkomendasikan beberapa langkah strategis, antara lain sinkronisasi data terbaru alumni, pembuatan website khusus terkait TS, penggunaan satu tautan Google Form yang seragam untuk semua program studi, penyederhanaan dan standarisasi instrumen survei, serta pembentukan tim surveyor. Pak Umar juga menyoroti bahwa TS sangat penting dalam sistem pemantauan mutu yang digunakan oleh Kementerian Pendidikan untuk memantau rekam jejak lulusan dan menilai kualitas program studi. Salah satu indikator utama dalam sistem ini adalah persentase lulusan yang terserap dalam dunia kerja. Jika angka ini kurang dari 20%, maka akan berdampak pada peringkat akreditasi program studi. Oleh karena itu, upaya pelacakan lulusan menjadi krusial untuk mempertahankan kualitas akademik.

Evaluasi per 2 September 2023 menunjukkan bahwa setiap program studi dan fakultas telah memiliki media daring, seperti media sosial atau website. Namun, demi keseragaman, diperlukan satu instrumen atau tautan yang dapat diakses secara terpusat melalui website universitas. Google Form yang digunakan untuk TS perlu dievaluasi agar lebih terstruktur, dengan formulir yang lebih sederhana dan mudah diisi, serta penambahan skala evaluasi yang relevan. Penyusunan formulir ini juga harus disepakati bersama para Ketua Program Studi.

Dalam sesi tanya jawab, perwakilan dari Fakultas Adab dan Humaniora mengungkapkan bahwa fakultas telah melakukan TS dan survei kepada stakeholder alumni untuk keperluan IKU dan akreditasi. Namun, tidak ada Surat Keputusan atau penunjukan resmi mengenai siapa yang bertanggung jawab atas TS. Partisipasi alumni juga masih rendah, sekitar 5-10%. Sebagai solusi, fakultas mewajibkan pengisian TS sebelum mendaftar yudisium. Kebijakan ini diperbolehkan dan dapat menjadi data awal yang penting. Universitas lain bahkan mengimplementasikan strategi serupa dengan melibatkan dosen pembimbing skripsi untuk meningkatkan kesadaran mahasiswa terhadap pentingnya TS.

Pustipanda, sebagai pusat teknologi informasi universitas, memaparkan integrasi Sistem Informasi e-Alumni yang merupakan bagian dari e-Semesta dan bekerja sama dengan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Sistem ini digunakan untuk mengelola data alumni dan mendukung proses TS secara terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik. Fitur utama e-Alumni meliputi pengumpulan umpan balik alumni untuk evaluasi pendidikan, pengukuran relevansi kurikulum dengan kebutuhan dunia kerja, dan pendukung program pemantauan alumni secara berkelanjutan. Diharapkan, integrasi sistem ini dapat meningkatkan efektivitas TS dan akurasi data alumni.

Hasil dan kesimpulan dari workshop ini menekankan bahwa TS menjadi indikator penting dalam evaluasi institusi dan akreditasi program studi. TS berperan krusial dalam pemantauan mutu akademik, terutama dalam menilai tingkat serapan lulusan di dunia kerja. Jika angka partisipasi rendah, akreditasi program studi dapat terdampak. Oleh karena itu, penyederhanaan instrumen survei dan standarisasi pengisian TS melalui satu tautan menjadi solusi utama. Keamanan data alumni juga harus diperhatikan lebih lanjut. Pustipanda akan menyediakan timeline resmi pelaksanaan e-Alumni dalam satu minggu. Dengan sistem digital yang lebih terintegrasi, diharapkan TS dapat berjalan lebih efektif, akurat, dan berkontribusi pada pengembangan akademik di UIN Jakarta.